211.4 Standing orders[//]

Meerdere bibliografische records ("kinderen") kunnen aan een enkele bestelling ("ouder") gekoppeld worden, om te kunnen omgaan met lidmaatschappen, titel afsplitsingen, monografische reeksen, standing orders enz. Personeel voert deze informatie in bij Bestellen en kan dit bij Bestellen en bij Ontvangen wijzigen. Het bestelnummer van een kind-bestelling is hetzelfde als van de ouder-bestelling – alleen het bibliografische record is anders. Personeel kan exemplaren van kind-bestellingen afzonderlijk ontvangen, reclameren en factureren.

Raadpleeg de introductie van de bestelmodule voor achtergrondinformatie.

Ouder/kind: Deze optie is alleen beschikbaar voor standing orders. Nadat u deze optie heeft geselecteerd verschijnt een keuzescherm:

De opties zijn:

·                bekijk ouder.

·         Wanneer het huidige record geen kind is, verschijnt de melding "het huidige record heeft geen ouder ingangen"

·         Wanneer het huidige record een kind is, verlaat het systeem de bestelling en gaat naar het detailscherm van de ouder-bestelling

·                 bekijk kind.

·         Wanneer het huidige record geen kinderen heeft, verschijnt de melding " het huidige record heeft geen kind ingangen"

·         Wanneer het huidige record kinderen heeft verschijnt er een tussenscherm met een overzicht van alle kinderen van deze ouder. Wanneer een van de kinderen uit de lijst geselecteerd wordt, verlaat het systeem de bestelling en gaat naar het detailscherm van de kind-bestelling

·                aanmaken kind – titel afsplitsing/wijziging.

·         Wanneer het huidige record een monografische serie ingang is, kan er geen kind-bestelling gemaakt worden.

·         In overige gevallen verlaat het systeem de bestelling en toont een bibliografisch zoekscherm. Zoek hier het gewenste bibliografische record op. Wanneer de bestelsamenvatting wordt getoond en Invoeren wordt gekozen of wanneer Bestellingen wordt gekozen vanaf het overzichtsscherm (als er nog geen bestellingen zijn) maakt het systeem automatisch een kind-record aan voor dit bibliografische record. Het bestelnummer is gelijk aan dat van het ouder-record – alleen het bibliografische record nummer is anders. De status van de kind-bestelling is nu "titel afsplitsing". Aan de status van de ouder-bestelling is "hoofdrecord met titel afsplitsing" toegevoegd.

·                aanmaken kind – monografische serie ingang.

·         Wanneer het huidige record een monografische serie ingang is, kan er geen kind-bestelling gemaakt worden.

·         In overige gevallen verlaat het systeem de bestelling en toont een bibliografisch zoekscherm. Zoek hier het gewenste bibliografische record op. Wanneer de bestelsamenvatting wordt getoond en Invoeren wordt gekozen of wanneer Bestellingen wordt gekozen vanaf het overzichtsscherm (als er nog geen bestellingen zijn) maakt het systeem automatisch een kind-record aan voor dit bibliografische record. Het bestelnummer is gelijk aan dat van het ouder-record – alleen het bibliografische record nummer is anders. De status van de kind-bestelling is nu "serie ingang". Aan de status van de ouder-bestelling is "hoofdrecord met serie ingang" toegevoegd.

·                verwijder huidige kind bestelling

·         gebruik deze optie om het huidige kind-record te verwijderen. Alle ontvangst- en factuur-informatie dient eerst verwijderd te worden alvorens de bestelling zelf verwijderd kan worden.

211.4.1 Ouder bestelling[//]

Wanneer het huidge record een ouder-bestelling is, kan de Bestelstatus niet gewijzigd worden totdat alle kinderen verwijderd zijn.

Een ouder-record dient al 'in bestelling' te zijn (.d.w.z. verzonden naar leverancier) voordat er kinderen aan toegevoegd kunen worden.

Let op

Een record kan meerdere van dergelijke statussen hebben, deze worden gescheiden door een komma:

Nadat u de optie Bekijk kind heeft aangevinkt op het keuzescherm, verschijnt een overzicht:

Vanaf dit scherm kunt u een bestelling selecteren om de details te bekijken.

Wanneer u de samenvatting van de deelbestellingen bekijkt bij een ouder/kind relatie, is het totaal aantal ontvangen/gefactureerde exemplaren het totaal van de kinderen. De ontvangst/factuur status bij de ouder-bestelling blijft altijd 'Partieel'.

211.4.2 Aanmaken kind-bestellingen[//]

Nadat u op het keuzescherm de optie Aanmaken kind hebt aangevinkt voor titel afsplitsing/wijziging of monografische serie ingang verschijnt een bibliografisch zoekscherm:

U kunt hier een zoekactie uitvoeren of op de button Invoeren klikken. In het laatste geval dient u de gebruikelijke handelingen uit te voeren voor de invoer van een titelbeschrijving.

Nadat u een bestaand record heeft opgehaald of een nieuw record heeft opgeslagen gaat u naar Bestellingen om een nieuwe bestelling in te voeren. Hierbij volgt u NIET de normale stappen voor het invoeren van een bestelling. In plaats daarvan wordt het detailscherm van de automatisch aangemaakt bestelling getoond. Diverse gegevens zijn default meegenomen uit de ouder-bestelling:

U ziet dat de status (in blok 2 – Algemene gegevens) nu 'titel afsplitsing' is (of 'serie ingang' al naar gelang).

Wanneer u teruggaat naar het ouder-record is de status in blok 2 – Algemene gegevens nu "hoofdrecord met titel afsplitsing":

(of "hoofdrerecord met serie ingang" al naar gelang).

Wanneer u op het keuzescherm van een kind-bestelling de optie Bekijk ouder heeft aangevinkt, verschijnt het detailscherm van de ouder-bestelling.

Opmerkingen

Wanneer het getoonde record een kind is, kunt u geen wijzigingen aanbrengen in de order status, veranderen van leverancier, de bestelling printen, een nieuwe deelbestelling toevoegen enz. U kunt ook de rappel/annuleringsdatum niet wijzigen, maar u kunt wel handmatig rappeleren vanaf het ontvangstscherm.

Kind-bestellingen worden overgeslagen bij het genereren van bestellingen (via AFO's 251/252/253).

Kind-bestellingen worden overgeslagen (datumvelden voor 1^e en 2^e rappel en annulering worden genegeerd). Indien nodig kan een kind-bestelling handmatig gerappelleerd worden vanaf het ontvangstscherm.

De kind-bestelling moet worden verwijderd alvorens het ouder-record kan worden verwijderd. Gebruik de optie Verwijder huidige kind van de Ouder/kind optie om een kind-bestelling te verwijderen. Let op: alle ontvangst- en factuur-informatie moet worden verwijderd bij de kind-bestelling alvorens deze verwijderd kan worden.

Op het scherm Overzicht bestellingen worden kind-bestellingen voorafgegaan door (k) links van het bestelnummer:

211.5 Abonnementen tijdschriften[//]

Via AFO 279 kunt u beoordelingsrapporten genereren om te controleren welke tijdschrift abonnementen verlengd moeten worden.

Het systeem selecteert abonnementen ter beoordeling gebaseerd op de volgende criteria:

·                Het abonnement heeft een geldige koppeling met een bestelnummer op detailniveau.

·                Het abonnement is actief.

·                Bij het abonnement is de vlag “Genereer verlenging” aangevinkt.

·                De Beoordelingsdatum van het abonnement ligt tussen de begin en eind datum als gedefinieerd onder Setup.

Aan de hand van dit rapport kunt u alle abonnementen automatisch verlengen via AFO 279 of individuele abonnementen handmatig verlengen via AFO 211.

De optie Verlengen op het detailscherm van een bestelling is alleen actief voor bestellingen met een abonnement dat gekoppeld is aan het betreffende bestelnummer. Na het kiezen van deze optie verschijnt een invoerscherm:

De gegevens in de eerste vier velden zijn afkomstig uit de algemene gegevens van het abonnement. Het vijfde veld is afgeleid van de Setup in AFO 279.

U kunt deze gegevens handmatig aanpassen indien nodig. Inflatie % mag ook negatief zijn (bijv. “-10”).

Nadat u op OK heeft geklikt zal het systeem:

·                controleren of er voldoende geld is in het budget om verplichting aan te gaan voor de nieuwe bestellingen. Als er onvoldoende geld is, wordt de verlenging niet uitgevoerd.

·                De start datum wijzigen in eind datum +1

·                De eind datum wijzigen in oude einddatum + aantal dagen verlengperiode

·                De beoordelingsdatum wijzigen door er het aantal dagen verlengperiode bij op te tellen

·                De totale prijs en verplichting van de bestelling aanpassen

·                De verplichting van de bestelling bijstellen in het bijbehorende budget

Als de beoordelingsdatum groter is dan vandaag, zal het systeem een waarschuwing geven:

Wanneer u op OK klikt kunt u toch doorgaan met het verlengproces.